PAKKUMISMENETLUSE ANDMED

1.1. Pakkumismenetluse kutse esitaja:
Nimi: Rakvere Kultuurikeskus
Reg nr: 75011671
Aadress: Kreutzwaldi 2a, Rakvere 44314, Eesti Vabariik

1.2. Pakkumismenetluse kontaktisik:
nimi: Eve Alte
ametikoht: Rakvere Kultuurikeskuse direktor
telefon 56694606
e-post: eve.alte@rakvere.ee

1.3. Pakkumismenetluse objekti kirjeldus: Rakvere Kultuurikeskus otsib piletimüügiplatvormi teenusepakkujat, kes pakub efektiivset, kaasaegset, kasutajasõbralikku ja personaalse tehnilise toega piletimüügiplatvormi. Platvorm peab lahendama piletite müügiga seotud funktsionaalsused (nii online, kui kohapealne piletimüük), võimaldama piletite broneerimist ning tagama toimiva aruandluse.

1.4. Leping sõlmitakse kolmeks aastaks alates 1. september 2025 võimalusega lepingut pikendada.

2. Hetkeolukord

Rakvere Kultuurikeskus on valitsejaks Rakvere Vallimäe Vabaõhukeskuses ning valmivas Ukuaru muusikamajas ning korraldab regulaarselt erinevaid piletiga sündmuseid nii muusikamajas, vabaõhukeskuses kui ka üle linnaliselt. Alates 1. detsembrist 2025.a. alustab kultuurikeskus tööd uues Ukuaru muusikamajas, kus kasvab piletiga sündmuste osakaal. Sellest tulenevalt kuulutab Rakvere Kultuurikeskus välja pakkumismenetluse, et leida usaldusväärne lepingupartner piletimüügi korraldamiseks. Muusikamaja 2026.a piletid on planeeritud paisata müüki november 2025.

3. Pakkumismenetluse objekti kirjeldus

Piletimüügiplatvorm peab minimaalselt sisaldama järgmisi funktsionaalsusi (Lisa 1):

3.1. Piletite müük ja broneerimine:

• Terviklik piletimüügilahendus, sh piletimüügi teenustasu sees sisalduvad piletiblanketid kassaprinteriga printimiseks.
• Laialdaselt kasutuses olev, kaasaaegne, kasutajasõbralik ja mitmekeelne piletimüügiplatvorm, mis võimaldab kasutajatel osta pileteid reaalajas.
• Müük ja ost piletimüügikeskkonna mobiilirakenduse vahendusel, mida on klientidel mugav kasutada.
• Mitmekülgne maksevõimaluste tugi (krediitkaardid, internetipangad, mobiilimaksed jne).
• Lihtsasti hallatav ja funktsionaalne broneerimissüsteem, mis võimaldab pileteid müüa, broneeringuid lisada ja tagasiostu sooritada.
• Personaalne tehniline tugi / projektijuht.
• Piletimüügisüsteem võimaldab statistikale ligipääsu veel toimumata, ent müügis olevate ning juba toimunud sündmuste vaates.
• Piletimüügiplatvormi kasutajana on kultuurikeskusel võimalus sisestada ja hallata nii üksiküritusi kui ka ürituste sarju (sh määrata sooduskampaania raames hõlmatud sündmusi).
• Piletimüügisüsteem võimaldab müügile panna nummerdatud ja nummerdamata kohtadega sündmuste pileteid.

3.2. Piletite halduse tööriistad kultuurikeskusele:

• Võimalus hallata läbi administreerimiseks mõeldud keskkonna erinevaid piletikategooriaid (nt: sooduspiletid, grupipiletid, VIP-piletid, tasuta piletid jne), luua sündmusi ning hallata erinevaid kliendisegmente.
• Võimalus kujundada piletipõhja, st lisada infot mis on korraldajale ja piletikontrollijale oluline tuvastada (nt soodustuse info – õpilase, pensionäri, erivajadusega inimese piletisoodustusega jmt pilet).
• Paindlik piletite hinnastamine ja soodustuste sh nullhinnaga pileti rakendamine.
• Piletite müügi ja kontrolli seadmete rent (minimaalselt 4 piletikontrolli seadet ja 1 piletimüügi printerit), sh. tagama seadmete rikke korral seadmete kiire vahetuse.
• Võimalus luua vajadustele vastavaid saaliplaane lähtuvalt sündmuse korralduspaigast

3.3. Piletimüügiaruanded, raportid ja statistika kultuurikesksusele:

• Piletimüügiplatvorm pakub kultuurikeskusele müügiraporteid ja müügitulemuste analüüsivõimalusi ning aruandlust. Sealhulgas detailset infot reaalajas ja tagasiulatuvalt ning on ülevaatlik nii müüdud piletite, kui broneeringute lõikes.
• Piletimüügiplatvormil on võimalus eksportida andmeid erinevates formaatides.

3.4. Tehniline tugi:

• Paindlik ja tööaegadel kättesaadav personaalne tehniline tugi, et tagada süsteemi katkematu töö ja kiire tehniliste probleemide lahendamine.
• Tehniline tugi ja vajalikud koolitused kultuurikeskuse personalile uue piletimüügisüsteemi käivitamisel ja kasutuselevõtmisel.
• Piletimüügiplatvorm on turvaline ja vastab kõikidele kaasaegsete andmekaitse- ja küberkaitsenõuetele.
• Tagama seadmetele seaduses ettenähtud garantii ja vajadusel seadmete vahetuse.

4. Pakkuja kvalifikatsiooninõuded

4.1. Pakkujal peab olema varasem kogemus piletimüügiplatvormi funktsionaalsuse pakkumisel kultuurisündmuste korraldajatele nii Eestis kui ka lähiriikides (minimaalselt 5 aastat teenusepakkumise kogemust).
4.2. Pakkujal peab olema usaldusväärsus, tuntus ja hea maine turul.
4.3. Pakkujal peab olema ulatuslik kliendi baas.
4.4. Pakkujal peab olema võimekus pakkuda personaalset tehnilist tuge ja koolitust tööaegadel.
4.5. Pakkujal peab olema võimekus pakkuda tasuta rentimiseks piletite valideerimise seadmeid ja kassaprintereid.
4.6. Pakkujal peab olema piletimüügikeskkonnaga ühilduvat mobiilirakendust kliendi kasutusmugavuse tagamiseks
4.7. Pakkujal ei tohi olla riiklikike maksude ja maksete võlgnevust pakkumuse esitamise kuupäeva seisuga. Rakvere Linnavalitsus kontrollib võlgnevust Maksu- ja Tolliameti veebilehe kaudu.

5. Pakkumise esitamine

5.1. Pakkumus ja selle juurde kuuluvad dokumendid peavad olema vormistatud eesti keeles.
5.2. Pakkumus peab olema digiallkirjastatud pakkuja seadusliku esindaja või tema volitatud isiku poolt;
5.3. Pakkumus peab sisaldama järgmist:
5.3.1. Hinnapakkumine: Teenusega seotud tasud.
5.3.2. Teenuse kirjeldus: Piletimüügikeskkonna funktsionaalsused, Lisa 1.
5.3.3. Kogemus ja referentsid: Ülevaade varasemast kogemusest
5.3.4. Tehnilise toe kava: Kirjeldus pakutavast tehnilisest toest, seadmete garantiidest ja koolitusvõimalustest.
5.4. Vajadusel märgib Pakkuja pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist.
5.5. Pakkumus peab olema jõus vähemalt 45 päeva pakkumuste esitamise tähtpäevast arvates.

6. Hindamiskriteeriumid

6.1. Pakkumuste hindamisel arvestatakse järgmisi kriteeriume, järgmiste osakaaludega:

• Piletimüügi vahendustasu, % - osakaal kuni 30 punkti
• Miinimumtasu pileti kohta, € - osakaal kuni 30 punkti
• Müügikeskkonna funktsionaalsus, olemasolev kliendibaas, kaasaegsed lahendused - osakaal kuni 40 punkti

6.2. Vajadusel otsustab Rakvere Kultuurikeskus pakkujaga edasiste läbirääkimiste pidamise. Läbirääkimiste sisu määrab kultuurikeskus.
6.3. Pakkumismenetluse kutse esitaja jätab endale õiguse lükata pakkumus tagasi, kui pakutud lahendused ei vasta nõutele.

7. Pakkumuse esitamine ja avamine

7.1. Pakkumuse esitamise tähtaeg on 9. aprill 2025. a kell 12.00.
7.2. Pakkumus tuleb esitada elektrooniliselt ja digitaalselt allkirjastatult ühes digikonteineris Rakvere Kultuurikeskuse e-posti aadressile kultuurikeskus@rakvere.ee , pealkirjaga „Pakkumus Rakvere Kultuurikeskuse piletimüügiteenusele."

8. Lepingu sõlmimine

Rakvere Kultuurikeskus teeb edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujale ettepaneku lepingu sõlmimiseks. Lepingu sõlmimise aluseks on käesoleva pakkumismenetluse dokumendid, edukaks tunnistatud pakkumus ning läbirääkimistel kokkulepitud tingimused.

Seotud dokument:
Lisa 1 - Piletimüügikeskkonna funktsionaalsused ja teenusega kaasnevad lisavõimalused